El mercado de los eventos ha encontrado en el de la tecnología su aliado perfecto, sobre todo con los últimos dispositivos que han permitido, no solo diversificar el número de actividades que se pueden realizar, sino aportar información valiosa que luego puedes rentabilizar. Las tendencias tecnológicas de 2018 auguran que esta relación va a seguir fortaleciéndose, ya que se adaptarán a todo tipo de celebración: bodas, banquetes, reuniones de empresas, etc.

En los últimos años, la evolución de la tecnología en la organización de eventos ha sido espectacular. Antes, todo se reducía a tener un equipo de sonido, en el caso de las celebraciones de bodas y comuniones, y un proyector con una pantalla y un ordenador (más bien antiguo) para las reuniones de empresas.

De un tiempo a esta parte, las empresas de eventos han ido incorporando dispositivos que no solo mejoran la experiencia de los asistentes, sino que a ellas les proporcionan multitud de ventajas, como un cálculo más exacto del ROI, más facilidades para los registros online, llegar a más gente a través de las redes sociales y proporcionar más valor en forma de actividades nuevas y divertidas dentro de una sala. Esto es lo último de la tecnología para eventos:

"Las empresas de eventos han ido incorporando dispositivos como un cálculo más exacto del ROI, herramientas para facilitar registros online y para llegar a más gente a través de las RRSS"

Beacons

Se trata de pequeños y discretos dispositivos que funcionan con bluetooth y tienen un radio de cobertura de unos 70 metros, desde donde pueden transmitir la información a un móvil. Se utiliza sobre todo para agilizar el check-in online en eventos multitudinarios, de manera que el asistente hace la preinscripción en el ordenador de su casa y va al evento con un código QR capaz de ser leído por el beacon y, consiguiendo así acceso al recinto.

Pero estos dispositivos también tienen otros usos en este tipo de reuniones como, por ejemplo, enviar invitaciones a personas que estén en su área de acción, ofrecer datos estadísticos a los organizadores del evento, etc.

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Aplicaciones específicas

Existen empresas en el mercado que ofrecen módulos prediseñados para la creación de aplicaciones personalizas, que pueden resultarte muy útiles en tu evento. Lo bueno de todo ello es que no necesitas saber de programación o diseño, simplemente tendrás que añadir las funciones que te interesen y publicarlas.

Entre los valores más importantes que proporcionan este tipo de herramientas se encuentra dar información a los asistentes, enviar notificaciones, mostrar mapas de diferentes lugares, crear encuestas, publicar fotos o vídeos del evento o, incluso, esponsorizar tu evento con patrocinadores incluyendo sus logos en la aplicación.

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Uso de tablets en eventos

El universo de las tabletas da mucho más juego del que imaginamos. Si hacemos un ejercicio de imaginación, las podemos incorporar como una de las mejores y nuevas tecnologías para organizar eventos, sobre todo a la hora de entretener a los asistentes.

Por ejemplo, podemos hacer shows de magia o juegos de enigma donde el dispositivo sea quien dé las pistas a los asistentes, o gymkanas por el recinto. También se pueden hacer concursos sencillos, consistentes en subir fotos del evento o en la realización de vídeos divertidos con ciertos efectos especiales, y después premiar a los mejores.

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Gamificación

Se trata de técnicas de juegos en entornos que no son de juego, como puede ser la celebración de bodas. La gamificación se basa en un diseño gráfico, unas mecánicas de juego, una narrativa y la transmedia.

A través del móvil, a los invitados se les puede introducir en una dinámica muy divertida, por ejemplo, enviándoles una serie de preguntas sobre el grado de conocimiento que tienen del evento, dando un premio para motivarlos. También se les puede poner retos para que vayan resolviendo enigmas digitales o físicos, haciendo equipos para lograr superarlos. Al final, el objetivo es pasar un buen rato y provocar que la gente socialice.

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Transmisión en vivo

Hoy en día, el vídeo es una de las herramientas más populares para difundir información. Aunque hay que tener un poco de cuidado por el tema de la privacidad, si todos los asistentes están de acuerdo, hacer una retransmisión vía streaming de un acontecimiento es una manera muy divertida y útil para darle difusión.

Utilizando plataformas como YouTube, Facebook Live o Periscope, lo único por lo que tenemos que preocuparnos es por que haya buena conexión wifi en el recinto, el resto es echarle imaginación.

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En la actualidad, el éxito en un evento pasa por tener a mano una serie de soluciones tecnológicas que lo hagan más original y ameno. No obstante, este sector está en continua evolución y las IT son el compañero perfecto para esta andadura, ya que permiten alcanzar objetivos más concretos. En el caso de los eventos corporativos, se puede segmentar la información y ofrecer experiencias personalizadas. En los más lúdicos, como bodas o comuniones, permiten diversificar la diversión e integrar a los invitados.

Las tendencias tecnológicas de 2018 en este segmento cumplen todos estos objetivos, porque cumplen dos retos: son ágiles de implantar y fáciles de utilizar.