En cualquier celebración de eventos pueden darse diversos tipos de percances. No obstante, siempre hay que contar con herramientas para gestionar las crisis de evento, de lo contrario, cualquier contratiempo puede acabar con el trabajo de meses que has invertido en la planificación de la reunión. 



Por este motivo, en este artículo te vamos a dar algunas nociones sobre cómo se deben gestionar todos estos contratiempos. De esta manera, te será mucho más fácil estar a la altura de los acontecimientos. 

"Lo principal ante una crisis en un evento es la capacidad de reconocimiento y de reacción a tiempo"

¿Qué es una crisis de evento?

A la hora de crear y planificar toda la logística de un acto, el objetivo principal que se persigue es que todo esté bien atado y no se produzca ningún error. No obstante, esto es prácticamente imposible.

Pueden darse miles de situaciones que afecten a la celebración de la actividad. 

Por ello, siempre es muy importante saber cómo actuar. Pero para saber hacerlo hay que saber reconocer cualquier inconveniente o percance.

Esta es una situación grave o decisiva que pone en jaque el buen desarrollo de cualquier actividad o asunto. Así pues, cualquier circunstancia, por ínfima que pueda parecerte podría ser un problema. 

Tipos de crisis

Existen diversas tipologías que conviene conocer para saber cómo reaccionar. Veamos cuáles son. 



Según su naturaleza, se pueden reconocer las siguientes:



  • Objetivas: las que se generan por un acontecimiento que se considera negativo objetivamente. Por ejemplo, que hubiese un atentado en el evento o que se produjese cualquier otra desgracia. 


  • Subjetivas: las que se producen por sucesos subjetivos como rumores, enfrentamientos, críticas…
  • Técnicas: aquellas que vienen provocadas por un fallo técnico como el mantenimiento, el sonido, materiales electrónicos…

- Políticas: aquellas que se producen a causa de una opinión o conflicto social. 


  • Endógenas: producidas por cualquier tipo de conflicto por parte de la organización interna del acto. 


  • Exógenas: las que se producen por causas externas que nada tienen que ver con la organización interna. Como por ejemplo el mal comportamiento de algún invitado. 


  • Ordinarias: son las dificultades que se pueden dar en cualquier momento y de las que siempre existe algún riesgo. 


  • Extraordinarias: se producen por acciones que no se esperan o que no son normales según los acontecimientos anteriores. 

Por otro lado, cabe destacar que existe otra clasificación en base a las causas del apuro que también debes conocer.

Según este análisis, pueden ser: 



  • Operativas: cuando se generan por fenómenos naturales o accidentes. 


  • De gestión: cuando ocurren debido a conflictos laborales, discriminación…

 

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Herramientas para gestionar una crisis de evento

Lo más importante cuando se produce un inconveniente durante una actividad es saber reaccionar a tiempo y adecuadamente. Así pues, en este apartado vamos a exponerte una serie de herramientas con las que podrás hacer frente a cualquier inconveniente que se produzca en el acto que hayas planeado. 
Reconocimiento del aprieto.

Lo principal que han de hacer los responsables de la organización es saber reconocer una situación de crisis. De lo contrario, cualquier tipo de protocolo de actuación quedaría desvirtuado por completo. Lo principal es la capacidad de reconocimiento y de reacción a tiempo. 

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Análisis de las causas

Una vez que se ha reconocido que existe un problema, lo siguiente será analizar las causas. Por ejemplo, si se trata de una reunión de empresarios y en el exterior se forma una manifestación o piquetes de trabajadores descontentos, lo primero que habrá que hacer es informar a las fuerzas del orden. 



Si, por el contrario,, se trata de algún tipo de inconveniente con algún invitado que no se está comportando debidamente, habría que mandar a la seguridad del evento a hablar con él o ella. Y, en caso de que no modere su actitud, invitarle a que abandone el acto. 


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Búsqueda de responsabilidades

Como habrás podido deducir, por la tipología de crisis que te hemos expuesto anteriormente, podrás entender que hay veces en las que los problemas surgen sin que nadie sea responsable o culpable de ello. No obstante, en otras casuísticas puede que sí haya que buscar responsables. 



Por ejemplo, si se espera hacer algún tipo de exposición y el sistema de sonido, luces o el equipo tecnológico para hacerlo no funciona, el responsable será quien debió haber comprobado esto y no lo hizo. Si ocurre algún fallo en el catering habrá que valorar si el fallo es del propio catering o del encargado de darle las instrucciones al mismo. 



Lo importante es que se conciencie al equipo de que los errores tienen consecuencias. Y que, por tanto, no se pueden permitir.  



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Hay que estar a la altura de las circunstancias

Por último, destacar que ante todo lo más importante es que los organizadores estén a la altura de las circunstancias. Que sepan que los inconvenientes y problemas puedan aparecer e ideen mecanismos de control adecuados para poder prevenirlos y afrontarlos con entereza.  



Así pues, en la prevención y planificación residen las claves de las herramientas para gestionar las crisis de un evento.